Regulamin usługi Herc BI

§ 1. Usługodawca

1. Usługę Herc BI świadczy HERC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Kamionkowska 45, 03-812 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000433135, NIP 1132858476, REGON 146294965 („Usługodawca”).
2. Kontakt z Usługodawcą, w tym zgłoszenia i reklamacje: biuro@herc.com.pl.
3. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest dostępny nieodpłatnie pod adresem /regulamin każdej instancji Usługi, także przed zalogowaniem, i można go wydrukować lub zapisać.

§ 2. Definicje

1. Usługa — udostępniana przez przeglądarkę aplikacja analityczna Herc BI (model SaaS) wraz z modułami dodatkowymi (konektorami).
2. Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Usługi. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.
3. Użytkownik — osoba fizyczna, której Klient lub Usługodawca na wniosek Klienta założył konto w instancji Klienta, działająca w imieniu i na rzecz Klienta.
4. Instancja — wydzielona część Usługi przeznaczona dla jednego Klienta, z własnym adresem internetowym i własnymi danymi.
5. RC-HURT — system handlowo-magazynowy Klienta, z którego Usługa pobiera dane przez połączenie ScanDroid udostępnione przez Klienta.
6. Konektor — moduł Usługi włączany dla Klienta osobno, np. KSeF, Należności, Przelewy do banku, WMS, kanały sprzedaży.
7. Dane Klienta — wszystkie dane pobrane przez Usługę z systemów Klienta lub wprowadzone przez Użytkowników.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

1. Usługa obejmuje w szczególności: zestawienia i wizualizacje danych sprzedażowych, zakupowych i magazynowych pobieranych z RC-HURT; analizy marży, kosztów i wyniku; a także — w zakresie konektorów włączonych dla Klienta — pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), analizę należności, przygotowanie plików przelewów do importu w bankowości Klienta oraz zapis zapłat w RC-HURT.
2. Usługa może zawierać funkcję opisu wykresów przez model sztucznej inteligencji. Funkcja działa wyłącznie po jej wywołaniu przez Użytkownika (§ 9 ust. 3).
3. Zakres włączonych konektorów, liczbę jednoczesnych sesji (slotów) i okres licencji określa umowa lub oferta przyjęta przez Klienta.
4. Usługa jest narzędziem informacyjnym. Nie zastępuje ksiąg rachunkowych, systemu RC-HURT ani bankowości Klienta. Plik przelewów przygotowany w Usłudze nie wykonuje żadnej płatności — przelewy wykonuje Klient w swoim banku, po ich zatwierdzeniu w bankowości.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie.
2. Do pobierania danych z RC-HURT Klient zapewnia działające połączenie ScanDroid z serwerem RC-HURT oraz dane dostępowe. Do konektora KSeF — token KSeF wygenerowany przez Klienta.
3. Usługa używa wyłącznie niezbędnych plików cookie (identyfikator sesji). Nie używa plików cookie reklamowych ani analitycznych podmiotów trzecich.

§ 5. Zawarcie umowy, konta i hasła

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą przyjęcia przez Klienta oferty lub podpisania umowy z Usługodawcą. Korzystanie z Usługi wymaga akceptacji Regulaminu przez każdego Użytkownika przy pierwszym logowaniu i po każdej zmianie Regulaminu.
2. Konta zakłada Usługodawca lub administrator Klienta. Klient odpowiada za to, komu przydziela konta i uprawnienia.
3. Konto jest imienne i nie może być udostępniane innym osobom. Użytkownik chroni swoje hasło. Nowe hasło musi mieć co najmniej 12 znaków; zalecamy menedżer haseł. Usługodawca nie wymusza okresowej zmiany hasła — zgodnie z aktualnymi zaleceniami CERT Polska hasło zmienia się przy podejrzeniu jego ujawnienia. Takie podejrzenie należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy.
4. Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (PBKDF2). Usługodawca nie zna haseł Użytkowników.

§ 6. Obowiązki Klienta i Użytkowników

1. Klient i Użytkownicy korzystają z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, próby obejścia zabezpieczeń, dostęp do danych innych Klientów oraz działania przeciążające Usługę lub RC-HURT.
2. Klient zapewnia, że ma prawo przekazać Usłudze Dane Klienta, w tym dane osobowe, i że przetwarzanie ich w Usłudze jest zgodne z prawem (Załącznik nr 1).
3. Klient weryfikuje wyniki Usługi przed podjęciem na ich podstawie decyzji, w szczególności dane każdego przelewu przed jego zatwierdzeniem w banku.

§ 7. Dostępność i prace serwisowe

1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna całą dobę, z zastrzeżeniem prac serwisowych i awarii niezależnych od Usługodawcy (dostawca hostingu, łącza, RC-HURT, KSeF, banki).
2. Prace serwisowe Usługodawca prowadzi w miarę możliwości poza godzinami pracy Klienta. W czasie prac Usługa wyświetla stronę z informacją o przewidywanym końcu przerwy.
3. Usługa ogranicza obciążenie RC-HURT (m.in. kolejkowanie zapytań i ochrona godzin pracy), aby nie zakłócać pracy systemów Klienta. Ograniczenia te mogą wydłużać czas przygotowania zestawień.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Wyniki Usługi zależą od danych źródłowych (RC-HURT, KSeF, systemy dostawców Klienta). Usługodawca nie odpowiada za błędy wynikające z błędnych lub niepełnych danych źródłowych.
2. Usługodawca nie odpowiada za skutki płatności wykonanych przez Klienta na podstawie plików przelewów, jeśli Klient zatwierdził je w banku bez weryfikacji, ani za skutki decyzji podjętych bez weryfikacji wyników Usługi.
3. Opisy wygenerowane przez sztuczną inteligencję mają charakter pomocniczy i mogą zawierać błędy.
4. W granicach dopuszczalnych przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy korzystania z Usługi. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 9. Dane Klienta, kopie i rejestr aktywności

1. Dane Klienta należą do Klienta. Każda Instancja ma wydzielone dane, niedostępne dla innych Klientów. Usługa działa na serwerze w centrum danych OVH w Europejskim Obszarze Gospodarczym, a połączenia z przeglądarką są szyfrowane (HTTPS).
2. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe w zakresie niezbędnym do odtworzenia Usługi (m.in. codzienna kopia bazy kont przechowywana 14 dni). Źródłem danych analitycznych pozostają systemy Klienta (RC-HURT, KSeF), z których dane można pobrać ponownie.
3. Funkcja opisu wykresów przez sztuczną inteligencję przesyła do dostawcy modelu (Anthropic) dane widoczne na opisywanym wykresie — etykiety i wartości, które mogą zawierać nazwy kontrahentów. Dane są przesyłane wyłącznie po kliknięciu funkcji przez Użytkownika. Szczegóły — Załącznik nr 1.
4. Rejestr aktywności. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń i rozliczenia licencji Usługodawca rejestruje aktywność kont: logowania (także nieudane), wywołane zestawienia (rodzaj, zakres dat, czas wykonania, wynik), korzystanie z modułów oraz operacje na przelewach i rachunkach. Rejestr nie zawiera treści ani wyników zestawień. Szczegółowe wpisy są przechowywane do 90 dni, a dziennik operacji na przelewach i rachunkach — przez czas trwania umowy. Rejestr operacji na przelewach jest dostępny także dla Klienta w Usłudze.
5. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca na wniosek Klienta przekaże mu dane wprowadzone w Usłudze (np. rachunki, dziennik przelewów, koszty własne) w formacie elektronicznym, a następnie usunie Dane Klienta nie później niż w ciągu 30 dni od rozwiązania umowy, z zastrzeżeniem kopii zapasowych usuwanych w ich zwykłym cyklu.

§ 10. Opłaty

1. Wynagrodzenie, okres licencji i warunki płatności określa oferta lub umowa indywidualna.
2. Po upływie okresu licencji albo w razie zaległości w płatnościach Usługodawca może zablokować dostęp do Instancji, uprzedzając o tym Klienta. Termin licencji jest widoczny w Usłudze.

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi Klient lub Użytkownik zgłasza na adres biuro@herc.com.pl, opisując problem, Instancję i — jeśli to możliwe — czas wystąpienia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres, z którego ją wysłano.

§ 12. Rozwiązanie umowy

1. Umowa wygasa z upływem okresu licencji, jeśli nie zostanie przedłużona, albo w sposób przewidziany w umowie lub ofercie.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Klient lub Użytkownik rażąco narusza Regulamin, w szczególności § 6 ust. 1.
3. Klient może wypowiedzieć umowę w każdym czasie, e-mailem na adres biuro@herc.com.pl, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu licencji. Opłaty za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi, chyba że umowa indywidualna stanowi inaczej. Wypowiedzenie składa osoba upoważniona do reprezentowania Klienta.
4. Akceptacja Regulaminu jest zawarciem umowy, a nie zgodą na przetwarzanie danych osobowych — nie „wycofuje się” jej, tylko wypowiada umowę w trybie ust. 3. Użytkownik, który nie chce dalej korzystać z Usługi, zgłasza to administratorowi Klienta, który wyłącza jego konto.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany prawa, zakresu Usługi, dostawców lub zabezpieczeń.
2. O zmianie Usługodawca informuje w Usłudze. Nowa wersja wymaga akceptacji przy najbliższym logowaniu. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO. Postanowienia umowy indywidualnej mają pierwszeństwo przed Regulaminem.